DARYA SAVCHENKO
Chief Recruitment Officer
Prawie 25 lat temu społeczeństwo zaczęło opanowywać umiejętność wysyłania wiadomości tekstowych. Od tego czasu przeszliśmy od wiadomości tekstowych o ograniczonej liczbie znaków do możliwości pisania całych esejów w jednym tekście.
Nauczyliśmy się formułować nasze opinie zwięźle i rzeczowo, poznaliśmy slang popularny w mediach społecznościowych, komunikowaliśmy się za pomocą emotikonów i skrótów oraz pisaliśmy wiadomości o każdej porze dnia i nocy. I w końcu doszliśmy do momentu, w którym komunikacja online została podzielona na dwa wymiary: przyjazny i swobodny oraz związany z pracą.
Popularność komunikatorów korporacyjnych wzrosła po ogłoszeniu pandemii COVID-19, kiedy liczba zdalnych wakatów w IT i innych obszarach znacznie wzrosła. Masowe przejście firm na pracę zdalną doprowadziło do zmiany formatu współpracy i wprowadzenia nowych procesów.
Slack, Telegram, Skype, Google Meet i Hangout Chat są obecnie powszechnymi sposobami komunikacji dla wielu osób, w tym specjalistów IT Computools. Pojawienie się etykiety przesyłania wiadomości między współpracownikami było nieuniknione, ponieważ bez przestrzegania pewnych zasad dyskusje na ważne tematy szybko zamieniłyby się w wysyłanie zabawnych zdjęć i „niezwykle ważnych” wiadomości.
Błędy popełniane przez specjalistów podczas komunikacji na czacie roboczym firmy IT
1. Przeczytaj wiadomość i nie odpowiadaj na nią.
W przeciwieństwie do poczty elektronicznej, większość komunikatorów pozwala sprawdzić, czy druga osoba przeczytała Twoją wiadomość. Gdy otworzysz czat i zdasz sobie sprawę, że nie będziesz w stanie odpowiedzieć od razu, poinformuj o tym kolegę z firmy IT. Napisz coś w stylu: „Widzę twoje pytanie, odezwę się za 1 godzinę”. Możesz być zajęty innymi zadaniami lub potrzebować czasu na przygotowanie odpowiedzi – to normalne, nikt nie wymaga od Ciebie natychmiastowej uwagi i przełączania się między zadaniami.
Aby nie zapomnieć o tym dialogu, ustaw przypomnienie lub oznacz ostatnią wiadomość jako nieprzeczytaną.
2. Pisz strumieniem myśli, jedno słowo na raz.
Komunikując się z przyjaciółmi, często piszemy w tym samym czasie, co myśli, które mamy: „Cześć”, „Jak się masz?”, „Co planujesz na weekend?”. Oznacza to, że nie strukturyzujemy ani nie łączymy tych zdań w jedną wiadomość. Jeśli osoba, z którą rozmawiasz, jest online, prawdopodobnie zacznie odpowiadać, gdy tylko otrzyma pierwszą część. Do czego może to prowadzić na czacie w miejscu pracy w firmie IT? Być może zamieszanie, ponieważ współpracownik wyśle odpowiedź przed otrzymaniem pełnych informacji na temat zadania.
Wskazówka: Postaraj się zmieścić wszystko, co ważne, w jednej wiadomości. Niech będzie ona krótka i rzeczowa.
3. Ignorowanie statusu Nie przeszkadzać.
Gdy dana osoba publikuje publiczne powiadomienie z takim kontekstem, może to oznaczać, że jest zajęta, na ważnym spotkaniu lub po prostu nie czuje się dobrze, tj. nie jest w nastroju do rozmów na czatach roboczych firmy IT. Nie wszystkie komunikatory mają różne statusy, które pozwalają na powiadamianie o wakacjach, przerwach, chorobach, spotkaniach online itp.
Wyobraź sobie, że widzisz zamknięte drzwi w swoim biurze. Czy wyłamałbyś zamek, aby dowiedzieć się, co robi twój kolega? Mamy nadzieję, że nie. Ta sama zasada dotyczy etykiety komunikacji online. Jeśli nie jest to ważne lub pilne pytanie, poczekaj, aż druga osoba zmieni swój status na neutralny. Pamiętaj o przestrzeni osobistej swoich współpracowników po godzinach pracy, w weekendy i na wakacjach.
4. Użyj funkcji „przywołania” dla uczestników czatu bez pilnej potrzeby.
W firmie IT prawie nigdy nie ma potrzeby wymieniania w wiadomości wszystkich współpracowników na czacie służbowym. Mogą jednak zdarzyć się sytuacje, w których konieczne będzie zwrócenie uwagi współpracowników na pilną ważną wiadomość lub szybkie zorganizowanie zespołu. Nie powinieneś również wspominać o współpracowniku w ogólnej rozmowie w przypadku pytania, które nie jest związane z tematem czatu i może zostać rozwiązane w prywatnych wiadomościach.
Korzystaj z tej funkcji tylko wtedy, gdy potrzebujesz, aby druga osoba zwróciła uwagę na twoje pytanie w odpowiednim czasie. Ciągłe „tagowanie” współpracowników, aby podzielić się swoimi przemyśleniami na temat nowego filmu lub bardzo interesujących wiadomości, ma duży wpływ na ich koncentrację i skupienie w pracy. Istnieje szansa, że takie zachowanie doprowadzi do tego, że zostaniesz zignorowany przez zespół.
Jeśli prowadzisz dialog tylko z jedną osobą, użyj „gałęzi2, aby uniknąć konieczności czytania wielu informacji, które nie mają na nią bezpośredniego wpływu.
5. Krytykować kogoś publicznie.
Praca w sektorze IT nie jest możliwa bez informacji zwrotnej. Podczas omawiania zadań we wspólnych kanałach często możesz znaleźć się w sytuacji, w której musisz wyrazić swoją opinię. Radzimy przestrzegać prostej zasady: chwal publicznie, krytykuj prywatnie.
Używaj prywatnych wiadomości, gdy uważasz za stosowne wytknąć koledze błąd. Nie wykonuj „publicznej egzekucji” i nie zmuszaj innych uczestników czatu do oglądania.
6. Wykonywanie niezapowiedzianych połączeń audio lub wideo
Nie ma wątpliwości, że czasami komunikacja na żywo jest znacznie lepsza i skuteczniejsza niż długa wymiana wiadomości tekstowych. Ton głosu i szybkość reakcji drugiej osoby odgrywają tutaj rolę, a niektóre kwestie lepiej wyjaśnić głosowo niż tekstowo. Jeśli jednak nagle zechcesz omówić pewne kwestie związane z pracą w firmie IT i zdecydujesz się zadzwonić do kolegi bez ostrzeżenia, przygotuj się na to, że w 95% przypadków twój rozmówca odrzuci połączenie. Dlaczego?
Po pierwsze, jest to naruszenie przestrzeni osobistej. Twój współpracownik może mieć ważniejsze zadania, które wymagają skupienia. Niespodziewany telefon może zakłócić ich skupienie, a w rezultacie wpłynąć na ich produktywność.
Po drugie, rozmówca może znajdować się w nieprzygotowanym środowisku. Zaletą pracy zdalnej w IT jest to, że specjaliści mogą pracować niemal wszędzie tam, gdzie jest stabilne połączenie z Internetem. Jednak miejsca te nie zawsze muszą być ciche: na przykład punkty gastronomiczne lub przestrzenie coworkingowe nie sprzyjają nieplanowanym rozmowom o pracę.
Po trzecie, dana osoba może znajdować się w innej strefie czasowej. Jeśli zdecydujesz się zadzwonić do kolegi, którego dobrze nie znasz, możesz poczuć się niezręcznie, jeśli rozmowa odbędzie się poza godzinami jego pracy, a nawet w nocy. Niektórzy pracownicy wyciszają wszystkie czaty służbowe do rana, więc połączenie może pozostać niezauważone.
Oczywiście taka komunikacja może być nieskuteczna, ponieważ rozmówca może nie posiadać niezbędnych informacji lub nie być gotowy do omówienia pewnych kwestii. Dlatego zalecamy uprzedzenie współpracowników o swoich zamiarach i uzgodnienie dogodnego dla obu stron terminu.
Członkowie zespołu Computools utrzymują etykę zdrowej komunikacji i szacunku dla siebie nawzajem, ponieważ wierzą, że jest to klucz do udanej współpracy i wysokich wyników.
Jeśli obecnie szukasz pracy w firmie IT i czujesz, że nasze wartości dobrze do Ciebie pasują, wypełnij formularz: hr@computools.com, a nasi specjaliści ds. rekrutacji skontaktują się z Tobą, gdy tylko znajdą odpowiednią ofertę.
